Kurumsallaşma ve Sürdürülebilirlik

Kurumsallaşma kelimesi birçok şirket sahibi veya yöneticisi tarafından maalesef kötü işleyen “bürokrasi ve hiyerarşi” gibi algılanmaktadır. Aslında temel olarak kurumsallaşma kavramı, işletmelerde kişisel yöntemler yerine kurumun belirleyeceği sistem ve süreçlerin işlemesi ve daima kendini güncelleyen bir yapının oluşturulması anlamına gelmektedir.

Kurumsallaşma; şirketlerin verimliliğini, kârlılığını ve piyasa değerini artıran, kaliteli işgücü için tercih edilen işletmeler olmalarını sağlayan, pazar paylarının artarak büyümesine katkı sunan önemli bir süreçtir. Kurumsallaşmada en önemli nokta ise oluşturulan, hayata geçirilen ve işletmelere değer katan sistemlerin yine işletmeler açısından sürdürülebilir başarıya, verimlilik ve kârlılığa hizmet etmesidir. Günümüzde sürdürülebilir olmayan gelişmelerin işletmeler için ekonomik değere dönüşmesi mümkün değildir.

Baraka Danışmanlık olarak kurumsallaşmayı kapsamlı bir süreç olarak değerlendirmekteyiz. Bu süreçte;
• İşletmedeki yapının doğru analiz edilmesi,
• İşletmenin faaliyetlerini kişilerin varlığına bağımlı olmadan sürdürebilmesini ve geliştirebilmesini sağlayan bir yapı oluşturması,
• İşletmenin kendine özgü davranış biçimlerini, iş yapma usul ve yönetimlerini belirleyen yönetim anlayışının kural ve standartlar ile geliştirilmesi temel adımlarına uygun hareket etmekteyiz.

Özetle kurumsallaşma çalışmaları sürecinde, vizyona yön veren stratejik kararlar sayesinde sürdürülebilir başarıyı hedeflemekteyiz. Bunun için işletmenin vizyonunu destekleyecek ve değerlerini yansıtacak sistemlerin, yol ve yöntemlerin belirlenmesi gerekliliğine inanmaktayız.

Kurumsallaşma ve sürdürülebilirlik çalışmaları kurumun kurucuları, yöneticileri ve çalışanları ile beraber gerçekleştirilecek bir süreçtir. Tek başına hiçbir danışmanın ve danışmanlık kuruluşunun yapacağı/gerçekleştireceği bir süreç değildir. Kuruma rağmen değil, kurumla birlikte gerçekleştirilir.

Aile Şirketleri Yönetimi

Kurumların yaşam çizgisinin insan ömründen uzun olduğunun belirlenmesinden bu yana onu kuran insan veya ailelerin devamlılığı nasıl sağlayacağı yönetim biliminin önemli bir çalışma alanını oluşturmuştur. Diğer önemli bir gerçek ise iş hayatında yer alan firmaların çok önemli bir bölümünün ailelerin kurduğu ve yaşatmaya çalıştığı işletmeler olmasıdır. Aile şirketleri genellikle tek kişi veya bir ortak ile birlikte başlayıp gelişen şartlar ve iş hacminin büyümesi ile aile üyelerinin katıldığı büyüyen yapılardır. Ancak çoğu zaman bu büyümenin sağlıklı öngörülememesi veya plansız olması büyüme ile beraber yönetimsel sorunları da beraberinde getirmeye başlar. Hatta bir süre sonra şirket kurucuları, ortakları veya çocukları bu sorunlar nedeni ile strateji geliştirme ve iş büyütme gibi konulara odaklanmak yerine aile içi ilişkileri ve günlük operasyonel sorunların çözümüne ciddi zaman harcamak zorunda kalırlar. Bu noktada aile işletmeleri için temel ihtiyaç; profesyonel, tarafsız ve bütüncül bir yaklaşım ile iş süreçlerinin ve aile ilişkilerinin ele alınmasıdır. Aile şirketleri, genellikle işletmelerini bugünkü seviyeye getiren mevcut alışkanlıkları terk etmekte zorlanır. Bu işletmeler, bir yandan değişim isteyip diğer yandan değişime direnç gösteren ancak yeniden yapılanmaya ve kurumsallaşmaya gerçekten ihtiyaç duyan yapılardır. Yapılan araştırmalar aile işletmelerinin 1/3’inden fazlasının ikinci kuşağa devredilebildiğini gösterir. Ancak ikinci kuşağa devredilen bu işletmelerin yarısından azı üçüncü kuşağa aktarılabilmektedir. Aile işletmelerinin uzun ömürlü olamamasının en önemli nedeni, büyüme politikasının sürdürülebilirliği sağlayacak stratejik bir plan yoluyla izlenmemesi ve kurumsallaşma çalışmalarının zamanında başlatılmamasıdır.

Baraka Danışmanlık olarak güçlü alanlarımızdan birisi; aile şirketleri yönetiminde ve kurumsallaşma sürecinde işletmelere önemli katkı sağlayabilecek deneyime, altyapıya, yaptığımız çalışmaların kazandırdığı uzmanlığa ve ileriyi gören bakış açısına sahip olmamızdır. Aile şirketleri için öncelikle aile dinamiklerini anlamanın önemli olduğundan yola çıkarak tanıma ve anlama çalışmalarına önem vermekteyiz. Bu tanıma ve anlama çalışmaları, işletme kurucuları ile beraber anlamlı bir yol haritası belirleyerek öneriler geliştirmemizi sağlar.

Baraka Danışmanlık olarak aile şirketleri ile yaptığımız çalışmalardan bazıları şunlardır:

• Aile Anayasasının Hazırlanması: Aile anayasası mevcut aile bireylerini, gelecekte dahil olacak ve/veya ayrılacak aile bireylerini kapsayan çok detaylı bir çalışmadır. Bu çalışmanın kapsamı içinde yer alan konulardan bazıları şunlardır:
  º Aile vizyonunun ve değerlerinin yazılı hale getirilmesi ve işe
  aktarılması konusunda stratejik planlama yapılması
  º Hissedar olma, hissedarlıktan ayrılma kriterlerinin belirlenmesi
  º Aile üyelerinin hak, rol ve sorumluluklarının netleştirilmesi
  º İcra içinde olmayı tercih eden aile üyelerinin performans kriterlerinin
  belirlenmesi
  º Gelecek nesiller için gelişim planlarının hazırlanması
• Yönetim Organlarının Rol ve Görevlerinin Belirlenmesi: Aile işletmelerinde gerekli yapının kurulması ve sağlıklı bir biçimde hayata geçirilmesi için öncelikle yönetimin ve yönetim organlarının yapılanması çok önemlidir. Bu bakış açısı ile işletmenin yönetim organları belirlenir. İşletme ihtiyacına ve yapısına uygun olarak bu organların rol ve sorumlulukları tespit edilir. Önerilen organizasyonun kurucu aile ve hissedarlar ile olan ilişkileri tanımlanır.

Şirket Analizi

İnsanlar sağlık şikayetlerini paylaşırken genellikle yaşadıkları sağlık sorunlarının semptomlarını paylaşırlar. Yaşanılan sıkıntının asıl kaynağı, yapılan tektik ve analizler sonucu netleşir. Yaşayan organizmalar olarak gördüğümüz şirketlere baktığımızda da doğru teşhis edilebilen problemlerin daha hızlı ve etkin bir biçimde çözülebileceğini görmekteyiz; tıpkı insanlar gibi… Baraka Danışmanlık olarak şirket analizinin danışmanlık yaklaşımının çok önemli bir adımı olduğuna inanmaktayız.

Şirket analizi, şirket çalışanlarının paylaştığı semptomlar dinlenerek algılanan ihtiyaca göre firma genelinde yapılabileceği gibi bir bölüm veya bir kademe için de yapılabilir. Şirket Analizi;
• Verimlilik ve sürdürülebilirlik için şirketin iyileştirme ihtiyacı duyduğu alanların tespit edilmesi ve bu alanların önceliklendirilmesi,
• Objektif bir yaklaşım ile şirketin güçlü ve gelişmeye açık alanlarının görülmesi,
• Yönetim danışmanlığı projelerine başlamadan önce proje kapsamının belirlenmesi ve projelerin yapılandırılması gibi amaçlar ile yapılabilir.

Baraka Danışmanlık olarak analiz sırasında ve sonrasında sürecin etkinliğini sağlamayı, uygulanabilir yol haritasını belirlemeyi ve ardından çözüm uzmanlık alanımız içinde ise uygulama desteği sağlayabilmeyi hedefleriz. Uzmanlık alanımız dışında kalan çözümler için deneyimlediğimiz veya deneyimine saygı duyduğumuz çözüm ortakları öneririz; çözüm ortağının seçimi sürecini şirket yönetimi ile beraber gerçekleştiririz. Şirket analizlerini kendi danışmanlarımızdan oluşan bir ekip tarafından etkinliği ve sonuçları test edilmiş ölçüm araçları kullanarak yapmaktayız. Toplantılar, özgün metodolojiler, bireysel yapılandırılmış görüşmeler ve gözlemlerden elde ettiğimiz bulguları bütünsel olarak ele alır ve değerlendiririz. Bu değerlendirmelerimizi ve detaylı bulgu ve gözlemlerimizi de içeren raporlarımızı kurumun yönetimi ile paylaşırız. Bu paylaşım iyileştirme önerilerinin ortaya konmasının ilk adımını oluşturur.

Organizasyonun Yeniden Yapılandırılması

Yönetim biliminde şirketlerin amaçlarını gerçekleştirmek için oluşturdukları yapı “organizasyon” olarak tanımlanmakta, şirketlerin amaçlarını nasıl gerçekleştirdiklerini görsel olarak tanımladıkları şematik görsele de organizasyon şeması olarak adlandırılmaktadır. Organizasyonların kurum içinde anarşi olmadan verimli çalışabilmesinin temelini bir iş yapma haritası diyebileceğimiz bu şemalar oluşturmaktadır.

Günümüz iş dünyasında işletmeler, bir yandan artan ve her gün değişebilen rekabet baskısı altında hızlı değişim ihtiyacı duymakta, diğer yandan da hukuki zemin gereklilikleri ile iş yapış biçimlerini sürekli geliştirmek zorunda kalmaktadırlar. Buna paralel olarak kurdukları/yapılandırdıkları iş organizasyonları da sürekli değişime uğramaktadır. Bu değişime ayak uydurmak için, kurumların mevcut organizasyonel yapılarını sürekli olarak geliştirmeleri, kimi zaman da tümden yeniden yapılanma sürecine girmeleri gerekmektedir. Bu yapılanma sürecinde en önemli konulardan bir tanesi şüphesiz şirketlerin temel varlık nedenlerini tanımlayan vizyonlarını ve bu vizyonlarına nasıl ulaşacaklarını tanımlayan stratejik hedeflerini destekleyecek bir organizasyon yapısının kurulabilmesi ve yaşatılmasıdır. Kurum yapısına, dinamiklerine, insan kaynağına, vizyon ve stratejilerine uygun bir yapılanma ile kurumun hedeflerine ulaşabilmesi mümkün olmaktadır. Baraka olarak kurumlarda organizasyonun yeniden yapılandırılması sürecinde temel hedefimiz, organizasyon şemasının yenilenmesi değil, kurgulanan yeni yapının işletme için en etkin ve en uygun biçim olmasıdır. Yeni organizasyon yapısının bütüncül ve etkin olabilmesi için farklı parametreleri kurumun ihtiyaçları dahilinde sürecin içine dahil ederiz. Örneğin;
• Mevcut insan kaynağının nitelik ve yetkinlikleri,
• Kurumun mevcut yapısı, güçlü yönleri, gelişmesi gereken yönleri, sahip olduğu fırsatlar, karşılaştığı tehditler (Kurum için kapsamlı SWOT Analizi raporu),
• Vizyon, misyon ve stratejik hedefler,
• Kurumun finansal, teknolojik ve altyapı sistemlerine ilişkin kaynakları.
Kurumu bu parametrelerde değerlendirecek bilgiyi elde ettikten sonra, mümkün olan en yalın ve anlaşılır yapının oluşturulması için kurumun üst yönetimi ile birlikte çalışırız. Bir organizasyon şemasının aynen kurum gibi yaşayan bir olgu olması gerektiğinin bilinci ile hareket ederiz.

Süreç Analizi ve Süreç İyileştirme

İşletmeler bir "işlevler çarkı" anlayışı ile çalışmaktadır. Yani biri parayı koyar, biri satın alır, biri üretir, biri pazarlar, biri satar, biri parayı tahsil eder ve bu çark sonsuz bir döngü şeklinde çalışır. İşlevler çarkının devamlı ve sorunsuz çalışması esastır. İşletmeler değişen pazar şartları, artan rekabet, gelişen teknoloji, artan otomasyon gibi gelişim zorunluluğunun bulunduğu günümüz ortamında sürekli bir değişim ve gelişim içerisinde bulunmaya çaba harcamaktadırlar. Yeni yönetim anlayışları ile kurulan sistemler, hep daha verimli ve etkin çalışmaya yönelik çabalar olarak karşımıza çıkmaktadırlar. Şirket içinde gerçekleştirilen her faaliyet bir süreci temsil eder; tıpkı işlevler çarkının çalışması gibi… Her bir sürecin sağlıklı çalışması ve sürekli geliştirilmesi işletmenin verimli ve sağlıklı yaşamasını sağlar. Süreç analizi de bu gelişim ve verimlilik çalışmalarının önemli bir boyutunu oluşturmaktadır.

Süreçlerin tam ve hatasız olmasını, faydalı sonuçlar üretebilmesini sağlamak amacıyla süreçlerin analiz edilmesi önemlidir. Elbette süreç analizi, yalnızca hataları bulmak için değil, etkisiz ve gereksiz faaliyetleri belirlemek için de kullanılır. Bir sürecin analizinin yapılması ile işletmenin çalışması açısından daha verimli iş süreçleri oluşturulabilir. Süreç analizleri, şirketin başarısına doğrudan ve daha yüksek oranda etkisi olan kritik süreçleri belirleyip bunları birbirlerinden ayırmayı, gerekli olan düzeltmeleri ve yeniden tasarımı gerçekleştirmeyi içermektedir.

Baraka Danışmanlık olarak süreç analizi çalışmasını işletmenin çalışanları ile birlikte gerçekleştirip sonrasında bulgular ile beraber bilgi ve deneyimimize dayanan iyileştirme önerilerini de içeren bir analiz raporunu üst yönetime sunmaktayız. Süreçlerin ortaya konması ve gelişim alanlarının tespit edilmesi ile birlikte bu süreçler, süreç sahipleri ve yöneticileri için çalışılmaya hazır hale gelmektedir. Bu çalışma ile hedeflenen maliyetleri azaltmak, verimliliği arttırmak, bölümler arası koordinasyonu geliştirmek, kaynak kullanımındaki etkinliğini arttırmak ve bu iyileştirmeleri işletme açısından kârlılığa dönüştürmektir.

Değişim Yönetimi

Kurulduğundan bu yana yaptığını aynen yaparak bugüne gelmiş işletmelerin yarına ulaşmaları mevcut iş dünyamızda çok zor, hatta imkânsızdır. Günümüzde değişim yönetimi, kurumların hem çok ihtiyaç duydukları hem de korktukları önemli bir süreçtir. Kurumlar bulundukları durum itibari ile kimi zaman çok kapsamlı, kimi zaman ise daha küçük ölçekli değişimlere ihtiyaç duyarlar. Bu değişimlerin gerekli ve anlamlı olması, kurumun gerekli tüm birim ve çalışanlarını kapsaması ve kalıcı olması bütüncül bir yaklaşım gerektirir.

Baraka Danışmanlık olarak kurumların ihtiyaç duydukları değişimlerini gerçekleştirebilmeleri için organizasyon yapılarını güncellemelerine ve yönetmelerine destek olmaktayız. Bu destek, genel anlamda hedeflenen değişimlerin tam olarak belirlenmesi ve netleştirilmesi, gerekli tüm adımların atılması, hayata geçirilmesi ve sahiplenilmesi süreçlerini kapsamaktadır. Kurumların ihtiyaç duydukları değişimin kendi vizyon, misyon ve stratejilerine hizmet ediyor olmasını garanti altına almak için öncelikle bu ihtiyacı kurum yöneticiler ile derinlemesine irdelemek bizim için önemlidir. İhtiyacı tam olarak tanımlamak ve bu değişimi gerçekleştirilebilir adımlar haline getirmek değişimin belki de en önemli adımıdır.

Değişim yönetimi sürecinde Baraka Danışmanlık olarak kurumun yanında değil, kurum ile birlikte çalışırız. Değişim sürecinin ilk safhalarında bunun kurumda yerleşmesi için çalışmaların her safhasını kurum yöneticileri ve çalışanları ile birlikte yürütür onları değişimin farklı boyutlardaki karar vericileri ve uygulayıcıları olarak görürüz. Değişim konusundaki bilgi ve deneyimleri transfer ederek katkımızı zamanla azaltır ve çalışmaları tümüyle bizimle birlikte süreci yaşamış olan çalışanlara devrederiz. Zamanla rolümüz ihtiyaç duyulduğunda danışılan uzmanlar niteliğine bürünür. Değişim bizim değil “kurumun değişimi” olur. Değişimin niteliğine, büyüklüğüne ve derinliğine bağlı olarak kurumlarda gerçekleştirilen çalışmalar farklılaşabilmektedir. Bu süreç ihtiyaç analizi, yönetici pozisyonunda ve kritik pozisyonda çalışanların analizi, eğitim ve gelişim faaliyetleri, koçluk ve mentorluk çalışmaları gibi adımları kapsayabilir.