Kurumların yaşamını tanımlayan “işlevler çarkının” (döngü zinciri) çalışmasını sağlayan temel iki sistemler bütününden biri olan insan kaynakları sistemi, kurumların olmazsa olmazlarından biridir. İnsan kaynakları insana odaklanmış, çalışan ilişkilerini yönetsel bir yapı içinde ele alarak kurum kültürüne uygun politikaları geliştiren, kurumların varlıklarını devam etmesini sağlayan kilit bir süreçtir. İşletmeler için sektöründen, amacından, kullandığı teknolojiden ve ölçeğinden bağımsız olarak insan kaynağının önemi muhakkaktır. İnsan kaynağı altyapısına gerekli önemi vermeden işletmelerin hedeflerine ulaşabilmeleri imkânsızdır.

Bu yönden değerlendirildiğinde bir şirketin maddi gücü, içinde bulunduğu sektör ve iş potansiyeli kadar çalışan niteliği de son derece önemlidir. Çalışanların yetkinliklerinden ve potansiyelinden faydalanarak rekabet, verimlilik, kârlılık faktörlerini güçlendirebilmek için insan kaynaklarında yapılanma sürecinin önemi büyüktür.

Baraka Danışmanlık olarak insan kaynağı yönetimine yaklaşımımız, süreçlerin bütünsel bir bakış açısı ile ele alınmasıdır. Çalışanların “neyi”, “nasıl” yaptıklarını bilmeleri ve yaptıklarının “ne kadarının” doğru ve iyi olduğunu anlayabilmeleri şüphesiz iş süreçlerine katkılarını arttıracak bir unsurdur. Bu noktada iş tanımları ile “ne”, yetkinlik modelleme ile “nasıl” ve performans yönetim sistemi ile “ne kadar” sorusunun cevabı belirlenmektedir. Aynı zamanda, performans yönetim sistemi çıktıları ile ücret ve kariyer yönetimi süreçleri oluşturulmaktadır.

İnsan kaynakları süreçlerinin yapılandırılması sürecinde Baraka Danışmanlık olarak işletmenin vizyonunu, değerlerini, stratejilerini, ihtiyaçlarını, çalışan profilini bütünsel olarak ele almanın önemine inanmaktayız. Bu kapsamda insan kaynakları yapılanması içinde kurgulanmasına destek verdiğimiz süreçlerden bazıları şunlardır:

• İnsan kaynakları stratejilerinin belirlenmesi,
• İş tanımlarının hazırlanması,
• İş değerleme sisteminin ve iş gruplamalarının yapılması,
• Sürdürülebilir başarıyı getiren yetkinlik modellemesinin kurulması,
• Performans yönetim sisteminin geliştirilmesi,
• Performans yönetim sisteminin çıktılarını esas alan kariyer yönetimi ve eğitim, gelişim sistemlerinin kurulması,
• İnsan kaynakları stratejilerini destekleyen işe alım, işe ve çevreye uyum programlarının hazırlanması,
• İş yerinde verimli ve huzurlu yaşamasını, çalışmasını sağlayan insan kaynakları kural ve prosedürlerinin hazırlanması.

Her şirketin insan kaynakları sistemi kendine özgüdür. Ana başlıklar genelde şirketten şirkete çok değişmese bile kurumların ihtiyacına ve ana stratejilerine göre hazırlanmalıdır.

İş Tanımları ve Sorumluluk Matrisi

İş tanımları temelde çalışanların yapması gerekenleri, rol ve sorumluluklarını tanımlamak için kurumların strateji ve hedeflerine yönelik olarak hazırlanmaktadır. İş tanımları, kurumlarda bilinmezlik ve belirsizlikleri ortadan kaldıracak, hiç kimse tarafından sahiplenilmeyen ve yerine getirilmeyen işlerin varlığına son verecek dokümanlardır. Kapsamlı ve doğru bir iş tanımı; öncelikle işin varlık nedenini, işin gerçekleşme sürecinde işgörenin ana yetki ve sorumluluklarını, işin boyutlarını, pozisyonun diğer işler ile ilişkisini, iş şartlarını, işi yaparken kişinin sahip olması gereken yetkinlikleri de içerir.

Şirketler için iş tanımları, çalışanların yetki ve sorumluluklarını belirlemenin ötesinde işe alım, performans değerlendirme, eğitim-gelişim gibi pek çok insan kaynakları yönetimi uygulaması için veri oluşturan temel dokümanlardır. İş tanımları geçmişi itibari ile statik bir doküman gibi algılansa dahi bugünün iş dünyasında iş tanımları dinamik olmak zorundadır. Değişim ve gelişimlerin çok hızlı yaşandığı günümüzde beş yıl önce yazılmış ve hiç güncellenmemiş bir iş tanımının amacına hizmet etmesi beklenemez. Baraka Danışmanlık olarak deneyimlerimizi göz önünde bulundurduğumuzda iş tanımlarının tüm diğer insan kaynakları süreçlerinin verimini ve etkisini artıracağını gördüğümüz için bu noktaya büyük önem vermekteyiz.

İş tanımlarının oluşturulması veya mevcut iş tanımlarının güncellenmesi gibi çalışmaları gerçekleştirirken kurumda mevcut tüm çalışanların bu sürece katılımını sağlamayı hedefleriz. Bu sayede, iş tanımlarının kurumda iyi anlaşılması ve sahiplenilmesini sağlar, etkinliğini artırırız. İş tanımlama sürecini, kullanılan formlar ve karşılıklı görüşmeler yoluyla sorumluluk matrislerini de ortaya koyacak şekilde bütünsel bir bakış açısı ve sistematik bir çalışma yaparak yürütmekteyiz.

Yetkinlik Modelleme

Yetkinlikler; şirketlerin başarısı için çalışanların yüksek performans göstermesinde ayırt edici olan bilgi, beceri ve tutumları kapsayan gözlenebilir ve ölçülebilir davranışlar olarak tanımlanabilir.

Günümüzde yetkinlik sistemlerinin performans değerlendirme, kariyer yönetimi, seçme ve yerleştirme, eğitim gibi hemen hemen tüm insan kaynakları fonksiyonlarında giderek yaygınlaşan kullanım alanları bulmaktadır. Bununla beraber yetkinlik modelleri; çalışanların ihtiyaç duydukları yetenek, bilgi ve davranışları belirleyen, tanımlayan ve işletmenin stratejik hedeflerine ulaşmasına yardımcı olan araçlar olarak da kabul görmektedir. Bir şirkette tüm çalışanlar için geçerli olacak yetkinliklerin yanı sıra pozisyonlar değiştikçe farklılaşan yetkinlikler de bulunmaktadır. İşletmelerde yetkinliklerin tanımlarının doğru yapılması kadar bu tanımların çalışanlar tarafından bilinip sahiplenilmesi de çok önemlidir.

Baraka Danışmanlık olarak kurumlar ile yetkinlik modelleme çalışmaları yaparken kurumun vizyonu, stratejik hedefleri ve değerlerinden yola çıkmaktayız. Uluslararası bir metodoloji kullanarak kurumun hedeflerine ulaşması için sahip olması gereken yetkinlikler üzerine kurum yöneticileri ve kritik pozisyonlarındaki kişilerden oluşan bir odak grup ile beraber çalışmaktayız. Bu çalışmamızın en önemli ürünlerinden birisi de kurumsal yetkinlikler çerçevesinde tüm çalışanlar için bir kılavuz olabilecek “yetkinlik el kitabı” oluşturulmasıdır. Bu kitapçıkta temel olarak;

• Yetkinlik kavramı ve kullanım alanları,
• Yetkinliklerin tanımları ve geniş açıklamaları (Her yetkinlik için; yetkin olma, yetkin olmama, yetkinliğin fazla olması gibi),
• Yetkinlikler için belirlenen ve önerilen “gelişim alanları yol haritası” ile “gelişim için önerilen yayınlar”,
• Yetkinliğe ait farklı kademeler için belirlenmiş objektif ve gözlenebilir “davranış göstergeleri”
• Yetkinlik bazlı mülakat için hazırlanan örnek “mülakat soruları” yer alır.

Kurum yetkinliklerinin yanı sıra pozisyon yetkinliklerini tanımlamak da işe alım, kariyer gelişimi, eğitim ve performans geliştirme süreçlerinde kilit önem taşıyan bir süreçtir. Baraka Danışmanlık olarak kurumlardaki pozisyonların yetkinliklerini de her pozisyon için birebir görüşmeler gerçekleştirerek yapılan analiz sonucu ile tanımlamaktayız. Yetkinlik modelleri ve bunların sisteme tam entegrasyonu ile insan kaynakları süreçlerinin zenginleşmesine destek olmaktayız.

Performans Yönetim Sistemi

Performans yönetim sistemi bir şirketin yönetimi ve gelişimi açısından en kritik süreçlerden biridir. Ölçemediğimiz ve değerlendiremediğimiz bir işi yönetebilmemiz imkânsızdır. Yönetemediğiniz bir işi geliştiremez, etkinleştiremezsiniz. Şirketlerin piyasa ölçeklerinden bağımsız olarak kendi içlerinde bir performans yönetim sistemine ihtiyacı vardır. Performans yönetimi, yalnızca performansın değerlendirilmesi değil; aynı zamanda elde edilen sonuçların eğitim, gelişim, yedekleme, kariyer planlama, takdir ve ödül sistemleri ile entegre olarak bir bütün halinde ele alınmasıdır. Performans yönetim sistemleri bir karne sistemi değil, oluşan yanlış algıların aksine kurumların yukarıdan aşağıya, aşağıdan yukarıya, soldan sağa, sağdan sola tüm organizasyonunda ne yapılacağının doğru tanımlanmasını sağlayan bir iletişim sistemidir.

Baraka Danışmanlık olarak bu bakış açısı ile şirketlerde hedef ve yetkinliklerden oluşacak şekilde performans yönetim sistemi kurgularken;

• Şirket yapısına ve kültürüne uygun,
• Yönetime veri sağlayacak,
• İyileştirme alanlarının belirlenmesine imkân verecek,
• Çalışan gelişimini destekleyecek,
• Sonuçları ile çalışanların performanslarının artırarak şirketlere katma değer sağlayacak,
• Dinamik ve kendi içinde de gelişen bir sistem olması yönünde çalışmalar yapıyoruz.

Performans yönetim sisteminin şirket çalışanları tarafından benimsenmesi ve sahiplenilmesi için de proje adımları şirket çalışanları ile birlikte oluşturulan çalışma grupları ile yürütülür. Performans yönetim sisteminin kurulmasının ardından Baraka Danışmanlık olarak uygulama, değerlendirme ve performansın gelişiminin etkin şekilde sağlanması aşamalarında şirketlerin yanında yer almaktayız.

Ücret Sistemleri ve İş Değerleme

Tüm kurumlar için çalışanların yaptıkları işe ve kurum stratejilerine uygun şekilde ücretlendirilmesi önemlidir. Kurumların ücret stratejileri ve ücretlendirme yapıları ne kadar belirli, adil ve sistemli olursa iyi performansa sahip çalışanları kazanmak ve tutmak o kadar mümkün olur. Ücret sistemleri, takdir ve ödül sistemleri ile birlikte kurumlarda adalet hissinin yaşatılmasında ve motivasyonun desteklenmesinde oldukça büyük rol oynarlar.

Ücretlendirme sistemleri, hem çalışan için kolay anlaşılan, hem yöneticiler için açıklaması, yönetmesi kolay ve belirgin hem de kurum ana stratejileriyle uyumlu olmalıdır. Bunu sağlayacak ücretlendirme sistemlerini kurmak, kurumda öncelikli olarak iş değerlendirmesinin yapılmasına bağlıdır. Baraka olarak ücretlendirme konusunu yönetim ve liderlik işlevlerinin içinde ve kurum kültürünün önemli bir parçası olarak ele almaktayız.

İnsan Kaynakları; İlk Oluşum ve İK Sistemleri Kurulması

Hızla büyümüş, çalışan sayısı artmış ve gelişmekte olan kurumlarda insan kaynakları bölümünün oluşturulması, temel sistemlerin başlangıç düzeyinde yerleşmesinin sağlanması, kurum kültüründe insan kaynakları yönetim felsefesinin içselleştirilmesi süreçlerinde kurumun yanında yer alıyoruz. En başından başlayarak, kurumun amacı ve stratejileri doğrultusunda ihtiyaç duyulan düzey ve doğrultuda insan kaynakları bölümünün kurulmasını sağlıyoruz. İnsan kaynakları çalışanlarının yanı sıra kurumdaki tüm yönetici ve çalışanları da sürecin içine katarak en etkin uygulamaları hayata geçirmede destek oluyoruz.

İnsan Kaynakları İç Denetimi

İş dünyasının temel dayanaklarında yaşanan gelişmeler ve değişimler, yönetim bilimi açısından insan kaynağının da yönetilmesi gerçeğini yaşama geçirdi. Bu da kaçınılmaz olarak bu yönetim fonksiyonunun gelişmesini ve etkinliğinin denetlenmesini gündeme getirdi. Firmaların belirledikleri stratejiler ve süreçler doğrultusunda, operasyonları destekleyecek organizasyonun oluşturulması, sahip olunan insan kaynağının etkin bir şekilde yönetilmesi, elde tutulması, performansını ve verimliliğini artıracak aksiyonları planlanması konusunda Baraka olarak denetim çalışmaları yapmaktayız. Bu çalışmalar ile sürdürülebilir büyümenin sağlanması açısından insan kaynakları bölümünün denetlenmesi ile bölümünün yapısının değerlendirilmesi, gelişim planlamasının yapılması mümkün olmaktadır.

Genelde işlevi ve etkinliği tartışılan insan kaynakları organizasyonun denetlenmesi, yönetime farklı bakış açıları ve gelişim imkânları da sağlamaktadır. İnsan kaynakları departmanının performansını etkileyen denetlediğimiz faktörler;

• İnsan kaynakları departmanının misyonu,
• İnsan kaynakları departmanının organizasyonu,
• İnsan kaynakları çalışanları yetkinlikleri,
• Eleman arama, seçme ve değerlendirme,
• Eğitim, iş eğitimi ve gelişim yönetimi,
• kurumda çalışan ilişkileri,
• Ücret ve yan menfaatler,
• İnsan kaynakları planlaması,
• Organizasyonun gelişimi,
• Güvenlik ve çevre yönetimi,
• Dokümantasyon ve bilgi sistemi.

Bu faktörler çerçevesinde kurumun insan kaynakları yapısı incelenerek en iyi uygulamalar ve performansı etkileyen etmenler karşılaştırıldıktan sonra değerlendirme yapılmaktadır. Değerlendirmenin sunumunda “4-Seviyeli Olgunluk Modeli” kullanılmaktadır. “4-Seviyeli Olgunluk Modeli” insan kaynakları departmanının performansı alanında dört ayrı seviyede farklılık gösteren düzeyleri tanımlamaktadır. Aşağıda, her bir seviyenin genel tanımı yer almaktadır.

1. Seviye: Firmanın belirlenen insan kaynakları performans unsurunda yeterli yetkinliğe sahip olmadığını veya zayıf olduğunu göstermektedir.

2. Seviye:: Firmanın belirlenen insan kaynakları performans unsurunda yetkinliklerinin oluşmaya başladığını ancak eksik yönlerinin ağır bastığını göstermektedir.

3. Seviye: Firmanın belirlenen insan kaynakları performans unsurunda iyi düzeyde olduğunu ancak en iyi uygulamalar ile kıyaslandığında geliştirilmesi gereken önemli noktaların olduğunu göstermektedir.

4. Seviye: Firmanın belirlenen insan kaynakları performans unsurunda yetkinliğinin oldukça iyi bir düzeyde olduğunu ve spesifik iyileştirmeler ile çok önemli rekabet avantajı elde edeceğini göstermektedir.